Conseils e-commerce

Comment gérer ses paiements fournisseurs selon les délais prévus ?

Par Emma Perrin le 19 mai 2022/ Temps de lecture : 4 minutes

La santé financière de votre entreprise dépend fortement de votre capacité à faire coïncider l’encaissement de vos clients et les paiements à vos fournisseurs. En effet, un suivi rigoureux de vos encaissements et décaissements est essentiel pour maintenir un niveau de trésorerie suffisant et éviter les mauvaises surprises. C’est aussi le meilleur moyen de renforcer vos relations avec vos fournisseurs et clients.

Retrouvez les conseils d'Agicap, logiciel de gestion de trésorerie, pour piloter au mieux les paiements de vos clients, éviter les retards de paiement et optimiser le délai de règlement de vos fournisseurs.

Reception des marchandises

 

Anticipez les délais de paiement de vos clients

Les retards de paiement peuvent avoir un impact considérable sur la stabilité de votre trésorerie. Voici quelques conseils à appliquer pour vous en prémunir, afin de maintenir à la fois une bonne santé financière et de bonnes relations avec vos clients.

 

Relancez les factures impayées

Lorsque vous êtes notifié d’un retard de paiement, n’attendez pas pour relancer votre client. Dans ce cas, mieux vaut privilégier un contact direct afin de préserver des rapports sereins. Nul besoin de se lancer immédiatement dans une procédure judiciaire : la plupart du temps, il y aura une explication logique à ce retard, comme un simple oubli.

Vous pourrez faire suite à cet échange avec un e-mail, en y joignant la facture concernée pour faciliter la démarche de votre client. Vous pouvez également y ajouter un lien de paiement afin qu'il puisse régler la facture en quelques clics.

Afin d’éviter d’autres retards de paiement, assurez-vous également que toutes vos coordonnées  (notamment bancaires) sont correctement remplies et à jour au moment d’émettre la facture, et que la date d’échéance du paiement est bien visible. Si vous utilisez un logiciel de facturation, complétez ces renseignements avec soin afin qu’ils soient appliqués automatiquement sur vos factures récurrentes.

Bon à savoir : les délais légaux de paiement fournisseurs

Sauf mention contraire, le délai maximum de règlement d’un fournisseur ne peut dépasser 30 jours après la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. Toutefois, certains secteurs d’activité (comme l’agro-alimentaire) disposent de délais plus longs.

 

Prévoyez et monitorez les délais de paiement de vos clients

Si vous faites face à des retards de paiement récurrents, une bonne stratégie consiste à monitorer le délai de règlement de vos clients et à l’analyser sur la durée.

Un logiciel de gestion de trésorerie efficace vous aidera à repérer facilement les factures payées et impayées, et à identifier les retards de paiement à répétition chez certains clients. Ces données vous permettront d’adapter votre stratégie, en modifiant éventuellement les conditions de paiement pour le(s) client(s) concerné(s).

 

Réduisez les délais de paiement de vos clients

Un bon moyen de garantir que vos prestations soient réglées à temps est de s’accorder sur des conditions de paiement au préalable. Vous pouvez ainsi choisir d’appliquer des pénalités de retard, ou au contraire, proposer une réduction sur le montant de la facture si celle-ci est réglée dans un délai court.

Ces pratiques encouragent un paiement rapide et aident à établir une relation solide avec vos partenaires, basée sur la confiance.

Execution de la prestation

 

Améliorez vos délais de paiement fournisseurs

Tout comme une bonne maîtrise de vos encaissements, une gestion efficace de vos dépenses est la clé pour maintenir votre trésorerie à flot. Là encore, quelques bonnes pratiques permettent d’allonger le délai de paiement fournisseurs et d’optimiser vos flux de liquidités.

 

Payez vos factures à échéance

Afin d’éviter des décalages de trésorerie trop importants, vous pouvez négocier le paiement de vos factures à leur date d’échéance. Cette technique vous permettra de maximiser vos chances d’encaisser vos recettes avant cette date.

Par ailleurs, n’oubliez pas de garder une trace de vos paiements et de catégoriser vos dépenses, afin d’identifier les postes récurrents et d’y voir plus clair sur les décaissements à venir.

 

Négociez des conditions de paiement favorables

Afin de faire coïncider au maximum vos encaissements et vos décaissements, une solution peut être de négocier des délais de paiement favorables avec vos fournisseurs.

Dans ce cas, une relation de confiance avec ces derniers est primordiale. Si vous êtes un client régulier et important de l’entreprise, vous aurez plus de facilité à obtenir des conditions de paiement avantageuses.

 

Trouvez un système de gestion de factures

Pour simplifier la gestion de vos paiements fournisseurs, équipez-vous d’un outil capable d’automatiser le délai de règlement des factures et d’assurer leur suivi en temps réel. À ce titre, les logiciels de paiement fournisseurs facilitent grandement la tâche des PME. En digitalisant l’ensemble de vos factures fournisseurs et en les stockant toutes au même endroit, une plateforme comme Agicap vous permettra de visualiser toutes vos dettes en un clic et d’éviter tout risque de retard ou d’oubli.

Une bonne visibilité sur vos moyens de paiement, côté client et côté fournisseur, permet d’anticiper les éventuels décalages de trésorerie et d’y faire face plus facilement. Aussi, veillez à documenter et catégoriser l’ensemble de vos encaissements et décaissements pour identifier les tendances et affiner vos prévisions.

En automatisant cette tâche avec un logiciel de gestion de trésorerie, vous gagnerez en clarté et dégagerez du temps pour vous concentrer sur votre activité.

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