10% : c’est le risque de baisse de chiffre d’affaires que peut entraîner une gestion de contrats non maîtrisée, notamment en raison de processus manuels trop complexes (IACCM). Mais la bonne nouvelle, c'est que l'intelligence artificielle peut aider les entreprises à minimiser tous ces processus chronophages.
Dans cet article, Marguerite de Rodellec, Digital Marketing Manager chez Hyperlex, vous dit tout sur ce que l'intelligence artificielle (IA) peut apporter à votre gestion de contrats.
Les apports de l'IA à la gestion contractuelle
Aujourd’hui, vous avez la possibilité de piloter la gestion du cycle de vie de vos contrats grâce à des solutions de contract management utilisant l’IA. Appliquée au domaine juridique, l’IA apporte de nombreux avantages à votre entreprise à chaque étape de la vie de vos contrats :
- La rédaction, tâche indispensable, mais longue et fastidieuse ;
- La négociation et les corrections souvent nombreuses, surtout au niveau des clauses ;
- La signature du contrat ;
- Le suivi du contrat (échéance, renouvellement, dates clés, avenants… la vie d’un contrat n’est jamais de tout repos !) ;
- L'analyse des données liées à vos contrats pour un audit ou un reporting à tout moment.
L’IA vous permet de gagner du temps sur des tâches chronophages, mais essentielles. Elle vous accompagne également dans la phase de négociation de vos contrats et vous assiste dans le suivi et le respect de vos engagements.
Gagner du temps et de la visibilité sur ses contrats grâce à l'IA
Certaines étapes du cycle de vie de vos contrats sont parfois composées de tâches simples, mais chronophages : saisie, classement, recherche d’informations et de données… Toutes ces tâches peuvent être simplifiées et accélérées grâce à un outil de contract management utilisant l’IA !
De plus, en centralisant l’information et l’accès à toutes les personnes concernées par le contrat, un tel outil vous permet de gagner en efficacité et en visibilité. Si l’un de vos collaborateurs apporte une modification au dossier en cours (par exemple : une date de livraison nouvellement négociée avec le client, une demande d’approbation par un directeur financier), vous y avez immédiatement accès.
Vous pouvez suivre en temps réel l’évolution de votre contrat en étant sûr que l’information dont vous disposez est la bonne. Vous pouvez ainsi être plus réactif et efficace en négociation sans avoir besoin de faire des allers-retours d'e-mails parfois interminables avec votre équipe pour disposer des éléments dont vous avez besoin.
Source : Hyperlex
Négocier ses contrats avec l’IA
La phase de négociation d’un contrat requiert toute votre attention. Chaque clause, chaque élément doit être vérifié et éventuellement modifié afin que cela convienne aux deux parties. L’IA vous assiste dans ces différentes étapes en identifiant automatiquement les informations insérées dans votre contrat (clauses, données clés…).
Votre outil de contract management vous permet d’accéder à l’information dont vous avez besoin à chaque étape de votre négociation, grâce à des fiches synthèses que vous pouvez consulter en un coup d’œil. Vous avez ainsi toutes les clés en main pour maitriser votre négociation !
Source : Hyperlex
Piloter ses engagements à l’aide de la recherche intelligente
Bien souvent, on oublie certains termes du contrat et de ses clauses une fois celui-ci signé. Cette méconnaissance, ajoutée à la difficulté de trouver l’information, peut vous faire faire des erreurs : retard de livraison, non-respect de vos engagements, oubli de dates clés comme le préavis de reconduction… L’IA vous permet d’éviter ces écueils ! En effet, elle vous apporte une visibilité optimale sur vos contrats et leur cycle de vie.
Vous voulez vérifier si vos contrats sont signés et si vous disposez de leur dernière version mise à jour, si l’un d’eux approche de sa date d’échéance et doit être renouvelé ou renégocié ? L’IA va chercher l’information pour vous ! Votre outil de contract management vous permet ainsi de gagner en temps, mais aussi en efficacité et en sérénité dans le pilotage de votre entreprise. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des activités plus complexes et plus en lien avec votre cœur de métier.
Source : Hyperlex
En effet, il ne suffit pas de tenir à jour un agenda (papier ou numérique) pour avoir la maîtrise de vos engagements contractuels. C’est à la fois une tâche chronophage et un risque d’erreurs et d’oublis important.
Parce qu’elle connaît et identifie en un instant les données de vos contrats, l’IA vous prévient par rappel automatique et vous alerte en cas de besoin. Vous avez accès en un coup d’œil à votre planning contractuel en cours. Vous savez ainsi avec certitude à quelle étape vous en êtes pour chacun de vos contrats et quelles sont vos échéances à venir (préavis, renonciation, résiliation, reconduction tacite, etc.).
La solution de contract management Hyperlex simplifie toutes ces tâches pour vous grâce à sa propre IA pensée pour les professionnels. Hyperlex vous propose une solution totalement indépendante de structures comme Google ou Microsoft, 100% française, testée et approuvée par de nombreux entrepreneurs !
Piloter sa gestion contractuelle avec l’IA Hyperlex : un choix gagnant
Dans toutes vos tâches quotidiennes en matière de gestion contractuelle, l’intelligence artificielle est votre alliée principale. Grâce à elle, vous gagnez en temps, en efficacité et vous pouvez maîtriser vos risques financiers et juridiques. La solution de contract management Hyperlex a été créée pour s’adapter aux besoins de chaque professionnel. Vous pouvez paramétrer vos niveaux d’alerte, les rappels et notifications que vous et les personnes de votre choix recevrez par e-mail...
Grâce à au suivi, au partage et à l’accessibilité des informations contractuelles pour toutes les personnes concernées, l’IA vous permet de gérer sereinement le cycle de vie de vos contrats. Vous (ou toute autre personne de votre équipe) avez accès via l’IA aux données mises à jour en temps réel et serez alertés en cas de besoin.
“Hyperlex est un outil innovant et facilitateur de travail. L’intelligence artificielle est un véritable gain de temps qui me permet d’accéder à l’information contractuelle très rapidement, sans avoir à relire le contrat intégralement.” - Tuyet Anh PHAM THI, Chargée de mission au sein de l’entité Immobilier Environnement du Travail à la FDJ et cliente Hyperlex.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet ? Dans ce livre blanc, découvrez comment l’intelligence artificielle vous assiste dans la gestion du cycle de vie contractuel.
